こんにちは！ きくのすけ（Kikunosuke）です！

皆さんの業務の中で 一度受け取った内容と同じ内容の 再送メールを送る機会があると思いますが、

「メールを再度送ったのに なぜ返信が来ないのだろう」と思った 経験はございませんか？

一般的に再送メールは 受け取った側の感じ方によって 「リマインドメール」や 「催促メール」と呼ばれます。 再送メールは 「思い出したので返信しよう」といった ポジティブなリマインドメールにも 「返信したくないな」といった ネガティブな催促メールにもなります。

結論から申し上げると、 返信が来ないときというのは、 受け取った側からすると 「催促メール」のように 気分を害してしまう内容が 含まれている可能性が高いです。

そこで今回は

・リマインドメールと催促メールの違い
・催促メールの問題点について
・催促メールへの対処法

について記事にしていきます。

「再度メールの返信が来ないな」と 困っている方や 「なんでメール返信が来ないのか」 わからないなと思っている方の 参考になれば幸いです。

尚、LINEやSlackなどの チャットツールでも同じですが、 今回はメールを題材にしています。

それでは本題に入ります。

〇リマインドメールと催促メールの違い

冒頭でも少し述べていますが、 リマインドメールと催促メールの違いが 返信の可否に大きく関わってきますので、 リマインドメールと催促メールについて 改めて整理します。

リマインドメールは 「仕事の予定を思い出してもらうために 再度同じ主旨の内容を記載し送ったメール」 を指します。

一方、催促メールは 「相手方に行動を起こしてもらうために 送ったメールの返信がきていないため、 再度同じ主旨の内容を記載し送ったメール」 を指します。

どちらも 「６月１日13時42分に お送りしたメールですが……」と 送信履歴を見て日付と時間を特定して 送っているメールが当てはまりますが、

リマインドメールは 「受け取った方がメールの内容を思い出す」 ことに主眼が置かれているのに対し

催促メールは 「相手へのアクションを促す」ことに 主眼が置かれています。

上記の意味合いの違いの通り、 催促メールでは相手に再度 思い出してもらうだけでなく、 思い出したことを行動してもらうことが 大事になりますので、ものによっては 「返信したくないな」と感じてしまう ということかと思います。

そして返信が来ないケースの大半は 返信したくないと感じる 「催促メール」になっている 可能性が高いです。

次に「催促メール」を送ってしまう理由と 対処法について書いていきます。

〇「催促メール」の問題点について

まず催促メールはなぜ送るのでしょうか？

この答えはシンプルで、 メールを送る立場としては メールが帰ってこないと 後続のプロセスが進まなくなるため、 メールを送ったヒトにアクションを 起こし返信してもらう必要があるためです。

そういう意味では 「行動を起こしてもらいたい」という 明確な意図があるので メールを受け取った人は 返信をする必要があるものですが、 なぜ返信しないのでしょうか？

上記質問については状況によって 違う面もありますが、往々にして メールを送る側の「自分目線」で 書いていることが多く 受け手の目線が入っていないので 受け手の気分を害する内容が 含まれている可能性が高い ということです。

仕事で忙しい中、催促メール という形でアクションを求めると、 受け取った人は「仕事をしていない」と 感じるかもしませんし、 証拠を突きつけられている ような気分になり 感情的にイラッとするかもしれません。

また「前回もお伝えしたのですが……」 という前置きをすると 責めているように 受け取られることもあります。

結果として送信した人がしてほしい 「返信する」という行為がされにくくなる ことにつながり、 仮に返信をもらってからも 仕事を円滑に進めにくくなる という可能性が出てきてしまいます。

私自身も「催促メール」として受け取った メールはプレッシャーを感じたり モチベーションを下げたりする 原因になっているなと感じました。

『仕事が速い人はどんなメールを 書いているのか』（平野友朗 著）では 「相手を追い詰めないこと」が大事である と述べています。

相手を責める内容が含まれているために 不愉快になったり萎縮したりすると 思いますので 「催促されている」と感じるような文面は 避けた方がよいと感じます。

〇催促メールへの対処法

ではこうした再送メールを送るときに 大事なことは何でしょう？

それは「なぜメールを受け取った人が 返信しないのか」 相手の懐を考えることです。

発信者にとってはアクションを起こして もらえば良いわけなので、 まずは最初のメールで 相手に配慮した文面にし、 アクションをとってもらう場合には 十分なゆとりをもった書き方にすることが 大事です。

前述の『仕事が速い人はどんなメールを 書いているのか』（平野友朗 著）では 逃げ道をつくっておくことが大事である と述べています。

具体的には、

「前回のメールがわかりづらかったような 気がしたので、改めてご連絡しました」 という形で非難されていると感じにくい 文言を入れるとか

「ご返信頂いているかもしれませんが…」 と前置きをした上で メールが届いていない事実を伝えるとか

一工夫入れて実践することで 「催促メール」から 「リマインドメール」に近い形で 捉えてもらえるようになり、結果として 返信も生まれる可能性が高まります。

同様に相手の不快になるような余計な要素 （例：前回もお伝えしたのですが… と自分の正しさをメールに書く） をできるだけ排除するという配慮も 必要だと思います。

〇まとめ

本日は仕事やプライベートでよくある 「再送メール」の問題点と対処法について 書きました。

最近は「メールはOld Fashion」との 認識も広がってきており、 催促メールのようなやり取りも今後 チャットツール上での コミュニケーションに 変わってくるかもしれません。

しかしツールが変わろうとも 「言葉で人を動かす」限りにおいて 重要なことは変わりません。

頼んだ相手がアクションを 起こさないときに、どうやって アクションを起こしてもらうのか？ メールの発信者なりチャットの発信者が 配慮をすれば、 時間はかかるかもしれませんが、 受け取った人も気分よく反応できるので 返信の確率が確実に高まります。

相手に気持ちよく返信してもらうように 文面を気をつけることで、 催促メールの回数を減らし、 より効率的なことに時間を費やせます。

メールの返信が来ない場合は本記事を 参考に是非メールのやり方や文面を 見直してみてはいかがでしょうか。

それでは次回の記事でお会いしましょう！