こんにちは！きくのすけ（Kikunosuke）です！ 皆さんの会社でも業務効率化を考えていることが多いと思いますが、 その中で各事務所でバラバラに作業しているもの（経費精算とか総務とかが一般的にはおおいでしょうか）を センターにまとめるといった検討がされる場合もあるかと思います。


業務を１か所にまとめるにあたり、どういった検討が必要でしょうか？


今回は私が学生時代に行ったシステム出力作業のセンター集中プロジェクトを振り返りながら、

業務を移管する際に必要な検討をテーマに記事を書きました。

この記事を通じて、似たような業務を行っている方にも 業務移管にあたっての流れや検討事項が具体的にイメージできるようになれば幸いです。

まずは私が携わったプロジェクトの概要全般から紹介します。


〇プロジェクト全般

本プロジェクトは各事務所でバラバラに実施していた社内システムのレポート出力業務を本社で一括で出力するプロジェクトでした。時間軸としては以下の流れで行いました。

～２０××年１月：プロジェクトの検討開始
～２０××年３月：各事務所からレポート出力業務の実施可否、作業方法等をヒアリング（①）
～２０××年６月：本社で一括出力できるかの確認（②）
～２０××年９月：関係者と業務開始に向けた調整（③）
２０××年１０月～：一部事務所で先行して運用開始
時系列で記載すると順調にみえますが、
実際のところは調整事項が多く、時間がかかってしまったという印象でした。
特に苦労した調整事項についてコメントします。

〇プロジェクト実施時の調整事項


レポート出力をするだけなので、難しくないと思っていましたが、 ①システム面、②業務面、③手続面と思った以上に調整したことが多かったです。
①システム面は
社内システムであったので、適切なアクセス権を有したIDを発行してもらったり、
社内システムにアクセスできるネット環境を整備してもらったり
という作業が発生しました。
②業務面は作業している事務所が数十程あったので
一つ一つの事務所にヒアリングシートを送り、業務しているか確認したり
作業マニュアルを作成して、同じように作業しているか各事務所に確認しつつ、本社でも同じ作業ができるか確認したり
という作業が発生しました。
③手続面は②で確認した作業マニュアルと異なる作業を行っていた場合、その作業をOKとするか
という調整が発生しました。
（本作業については、作業プロセスの変更によりアウトプットが変わる場合は許容しない形とした記憶があります）
上記プロセスを一つ一つクリアすることで、実運用に至りました。

〇本プロジェクトで見えた課題


本作業は最終一部事務所で運用開始になりましたが、状況によっては運用開始できなかったと考えています。
１．本社で適切な権限・ルートでアクセスできる環境が整備できたこと
２．事務所と本社で同じ作業かつ同じレポート出力が再現できたこと
３．違うレポートが出力された場合も許容できることと許容できないことの切り分けが明確にできたこと
この３つの条件がうまく整ったのでできたと思っており、 環境整備ができなかったり、 同じ作業がどうしてもできなかったり（＝意外と思われるかもしれませんが端末や場所によってできないケースも多々みてきました）、 業務の切り分けができなかったり（＝間違ったときに誰が責任を取るか等の責任問題を含む） すると、センターでの集中は難しいと感じました。
運用開始にあたってのポイントは、 事実をしっかり確認する 判断軸を明確にする
ということだと思います。

〇まとめ


今回は私が実際に携わったシステム出力作業の移管プロジェクトを通じ、
移管に必要な検討とどのように対処したか、どのような課題が見えたか
について記事を書きました。

今の時代、労働人口が減っていくトレンドにある中、
センター集中で作業を検討するケースが増えてきているのではと感じています。
センターでやることでスケールメリットを得られる良さも勿論ありますが、
実際にプロジェクトをやってみると色々と課題も感じました。
本プロジェクト自体は10年以上前になりますが、
当時の考察は現代で検討するにあたっても少なからず重なる点はあるかなと思います。
その辺の課題も含め、考える際の参考になれば幸いです。
では次回の記事でお会いしましょう！